こんにちは。こはくです。
ビジネスにおいて「報連相」は非常に重要です。
この報連相をきちんと出来ているか否かで、会社での評価やクライアントからの評価は大きく変わります。
一方で
「報連相が怖くて出来ない」
という人も多いです。
・報連相をしようとして、上司を苛つかせた経験がある
・忙しそうな先輩に声をかけて、怒られた
・報連相をきちんとしたつもりなのに、遅いと怒られた
・勝手に判断しやがって
などなど。
職場でこういった経験はありませんか？
一度こういった経験をしてしまうと、段々と自分に自信がなくなり、他の仕事でもミスが目立つようになります。
更には、上司や同僚からも
「あいつは普段からミスをするやつ」
という認識をされた挙げ句、出世からは遠のく。
こんな経験をした人も、今はまだ「ちょっと報連相が苦手」という人も、実は
報連相にはコツが有る
という事を知らずに損をしているケースが多いです。
私自身、現在はサラリーマンとして管理職をしています。
そのため、報連相を強いる側の立場なのですが、昔は報連相が出来なくて、散々怒られました。
「なんでこんな言い方されないとイケナイの？」
なんて事を感じる日々で、そこから派生して悪口を言われているのも、よく耳にしていました。
しかし、その後個人事業主などの経験を通して
「あ、報連相の本質ってここなんだ」
と、コツを掴み、それからは怒られることもなくなりました。
更に、個人事業主からサラリーマンとしてまた働き出した今でも、報連相は完璧にこなし、上司からも高い評価をもらっています。
結果として、今は管理職になりました。
そこで、今回は私の経験を踏まえて、報連相について
「なぜ報連相が必要なのか」
「報連相を上手く行うにはどうしたら良いのか」
などについて触れます。
更に、上司側に対しては
「こうすれば報連相をし易い職場になります」
という話も入れています。
少なからず、上司側や会社側にも責任があります。
是非、報連相をきちんとしたい側の人も、報連相をさせたい側の人も、最後まで読んでいってください。
報連相とは
まずは、簡単に報連相とは何かを説明していきます。
これを知らなければ、
「そもそも何のためにやってるのか」
がわからず、報連相を甘く見てしまいます。
報告・連絡・相談
報連相とは、報告／連絡／相談の略です。
簡単に説明すると、
報告：過去の情報共有
連絡：変化の情報共有
相談：未来の情報共有
と言い換える事が出来、基本的には全て「情報共有」がゴールになります。
報連相の目的
報連相の目的は、多岐に渡ります。
この意味が広すぎる事も、報連相が難しい1つの理由でしょう。
報連相の目的は、一般的に
・上司が部下の進捗状況を把握したい
・ミスがあったときに、早めにフォローしたい
・不要な部分で悩んでいたら、早めにアドバイスをしたい
・状況に対して、正しい判断をしているのかを知りたい
・部下がどのくらい仕事をしているのかを知りたい
などです。
目的は、1つではなく、同じ仕事でも複数の意味合いがありますし、上記以外でも仕事内容によって意味が増えます。
中には、「昔からそうだったから」という古い慣習だけで残っているケースもあるでしょう。
因みに、ウチの会社では仕事が出来ない新人が多数入ってきたので
「勝手な行動を取らせない」
というリスク管理の意味合いが強いです。
しかし、きちんと新人が育てば、意味合いは
「顧客に対するプラスアルファの提案をする材料を探す」
になる可能性があり、報告内容も変わっていくと考えています。
報連相の重要性
報連相の重要性に関してですが、報連相が重要なのは、いくつかの理由があります。
1つは、「問題が大きくなってからでは対処できない」ということ。
例えば、商品の発送ミスの段階で上司が状況を知っていれば、お客さんに一報誤りの電話を入れれば済むかも知れません。
しかし、発送ミスのことを上司は知らず、更にその対応があまりにも悪く、更にお客さんを怒らせてしまったら。
その後に上司に連絡が来ても、困るわけです。
商品によっては、「商品を使った結果怪我をした」というクレームの可能性もあります。
そうなると、最悪裁判になる・・・ということもあるのです。
2つ目は、会社の都合になりますが「会社としての目標や目指すべきゴールがある」ということ。
例えば、月に1000万円の売上を目標にしており、それが達成できないと、役員からの怒りを買うような会社の場合。
・10日の段階で、売上が思うように上がっていなければ、まだ手は打てます。
・20日でも、見込み客にアプローチすれば、なんとかなるかも知れません。
・25日からアプローチをかけても、支払いは来月以降になるので、目標達成には厳しいです。
この様な状況で重要なのは、
「受注の確度（本当に売上が上がる可能性がどのくらいあるか）」
と
「金額」
です。
逐一報連相をしてくれていたら、早めにキャンペーンを打てたのに、報連相が遅いだけで、会社の目標達成が出来なかった。
こういった状況が、上司としては困るからこそ、報連相が重要なのです。
3つ目は、「適材適所に人員配置ができなくなるから」です。
報連相をしていると、「その仕事に向いているか否か」なども見えてきます。
しかし、それがないと、上司としても
「誰をどこに配置するのか」
が見えにくいです。
下手したら、その人の最も苦手なジャンルの仕事を振ってしまっているかも知れません。
また、案件の都合上、急に人員が1人空いた時に、全体の状況を正確に把握していれば、浮いた人員を適切に配置できます。
この様に、あらゆる仕事内容で、報連相が重要になってくるのです。
報連相が怖い！なぜできなのか？
さて、重要な報連相ですが、中には
「報連相をするのが怖い」
という人がいます。
それが理由で報連相が出来ないケースが有るのですが、なぜ報連相が出来ないのでしょうか。
ルールが曖昧
そもそも、報連相のルールは、曖昧な事が多いです。
例えば、
「普段と違うイレギュラーを全て報告する」
という形の場合、上司側も全て聞くのが面倒になって
「自分で判断しろ」
なんて言う可能性があります。
しかし、その判断は個人によって違うため
「何を報告する必要があって、何は報告する必要がないか」
というのが明文化できません。
この様に、ルールが曖昧な事が、報連相が出来ない1つの理由です。
職場の雰囲気（怒られたくない）
2つ目の理由は、職場の雰囲気です。
多くの人が、「怒られる」事を嫌います。
特に若い世代は、怒られ慣れていない人も多く、
「怒られる ＝ 怖い」
という感情が生まれやすいです。
こういった職場の雰囲気（上司の機嫌が悪いとすぐに怒るなど）が理由で、報連相が出来ない事も多いです。
このとき、多くの上司（会社）が勘違いしている点として、
「報連相をしないと、余計に怒られるじゃん」
という勘違い。
後で、より怒られるとしても、報連相が出来ない人にとっては、
『今』怒られないこと
が、最も重要なのです。
そして、淡い期待として
「もしかしたら、バレずに怒られないかも」
という気持ちと、
「バレたらもっと怒られるかも」
なんて、葛藤が起きてしまうのです。
伝え方がわからない
報連相をするルールが曖昧な事は前述しましたが、
「伝え方」
にもルールがありません。
例えば、出荷に関して
1.出荷日を書く
2.出荷品目を書く
3.お客様名を書く
4.お客様住所を書く
というルールの元に、業務を行っている場合、ほとんどの人が出来ます。
これも、出荷処理ですが1つの報告書のようなものです。
この場合、何をどの様に書くのかが明確になっているため、誰でも正確に報告が可能です。
一方で、報連相のフォーマットが存在しないことも、報連相が出来ない理由です。
責任感が強い
次に、責任感が強いケースでも、報連相が苦手な人が出てきます。
責任感が強いということは、
「自分の事は自分で完結させる」
「上司に迷惑をかけない」
という意識の人である可能性が高いです。
そういう人は、
「自分が起こしたトラブルなんだから、自分で解決しなきゃ・・・」
と感じてしまうものです。
上司への気遣い
次に、上司への気遣いが裏目に出るケースもあります。
例えば、常に忙しそうな上司に対して、
「今ちょっとお時間良いですか？」
と言えるのは、
・元々上司との仲が良い
・上司が怒らない事を知っている
・物怖じしない正確
など、条件があります。
気の弱い人や、上司のことがまだあまり理解できていない（人間関係が出来ていない）人は、気軽に報連相・・・ということが出来ないのです。
今の仕事に必死
今の仕事にあまりにも必死になっている人も、報連相が出来ません。
仕事に追われて、
「次はあれをしなきゃ・・・」
という状態の中では、よほど普段から報連相をしている人でない限り、報連相の存在自体を忘れてしまいます。
例えば、仕事が忙しくて洗濯を忘れてしまう様な感覚ですね。
コミュニケーション力が低い
次に、コミュニケーション能力がそもそも低い人も、報連相には苦労します。
多くの人は、簡単なコミュニケーションの中でも、報連相をしている事があります。
例えば、雑談の中で
「そういや、先方が会いたいって言ってましたよ」
なんて形で、報告があれば、その雑談の流れで
「分かった。じゃあ、来週あたりで日程調整してくれ」
なんて指示が出たりします。
こういう何気ないやり取りが普段から出来ない人は、報連相に苦労します。
楽観主義
楽観主義な人も、報連相が苦手です。
報連相の目的の一つで
「大きな問題になる前に対処する」
というものがありましたが、そもそも楽観主義の人は、
「それくらい、問題にならないでしょ」
と考えてしまいます。
そうすると、ちょっと位報連相を怠っても、問題にはならないという認識になります。
言い換えるなら、「リスク管理が苦手」な人は、報連相が出来ない傾向にあります。
報連相のコツ！気を付けるべきポイント
では、現在報連相が苦手な人は、どのようなことに気をつければ、報連相ができるようになるのでしょう。
最初に結論
まずは、報告の基本として「最初に結論を持っていく」という方法です。
以前お話した「ホールパート法」なども同様ですが、最初に全体に関しての情報があれば、上司的にも理解しやすくなります。
5W1Hを使うと、報告内容が深くなる
報告の内容を、より細かくするために「5W1H」を活用する方法があります。
昔英語でやった
What（何を）
Where（どこで）
When（いつ）
Why（なぜ）
Who（だれが）
How（どのように）
を利用することで、報告がスムーズになります。
例えば、「先方が会いたいと言っている」という報告に対しては、次のように考えます。
【What（何を）】
議題が何であるか。（情報交換、新商品の説明、担当替えの挨拶等）
【Where（どこで）】
自社に来るのか、相手の会社に来てほしいのか等
【When（いつ）】
今週中か、来週中か等
【Why（なぜ）】
間が空いているからや、担当替え等
【Who（だれが）】
何人で打ち合わせるのか等
【How（どのように）】
来社もしくは、オンライン会議等
毎回全てが必要な訳ではありませんが、これらの内容を分かる範囲で入れるだけでも、報告としては非常にスムーズになります。
出来るだけ短くまとめる
難しい事かもしれませんが、先程の5W1Hを使いながらも、必要最低限の情報にまとめる事も重要です。
上司としても、報告にどれだけ時間を取れるかわかりません。
そのため、端的に内容を伝える必要があります。
テンプレートを用意しておく
報連相が上手くいく方法として、テンプレートを用意するのも有効です。
例えば、先程の5W1Hの項目を印刷しているメモを用意し、それぞれの項目に書く。
これなら、簡単です。
更に、選択肢で応えられる内容が多いなら、選択肢を印刷して丸を付けるだけにするのも良いです。
報告内容をメモして口頭で
報告内容を事前にメモして、口頭で報告する方法もおすすめです。
どうしても文章だと伝わりにくい内容もあるため、口頭での報告は上司との関係性を構築する上でも有効です。
この時に、特に苦手な上司の場合は、萎縮して内容を飛ばしてしまう事もあるでしょう。
そうなると、ドギマギしてしまい、それが余計に上司を怒らせる。
こんな事もあるので、事前に報告内容をまとめて、メモを見ながら報告すると良いです。
メールやチャットで報告する（相手に合わせて）
口頭での報告がどうしても苦手な人は、メールやチャットで気軽に送るのも1つの手段です。
この時に重要なのは、
「100人読めば、100人理解できる位、簡潔な文章」
を心がける事です。
口頭よりも誤解を招きやすい文章での報連相は、慎重に言葉を選びましょう。
（とは言え、慎重になりすぎて遅くなると、それはそれで怒られますが笑）
憶測と事実を分けて報告する
報連相が下手な人の中には、
「自分の憶測」
と
「相手が言った事実」
を混ぜて報告する人がいます。
そのため、それが憶測や予想で話をしている内容か、それとも相手がそう言ったのかを明確にしましょう。
「これは、相手の状況から見た、予測になりますが」
と、一言付けるだけでも、報告は格段に良くなります。
報連相が苦手であることを正直に上司に打ち明ける
報連相が苦手な人の中には、
「報連相なんて、誰でもできることを、出来ないと知られると怒られる」
と勘違いしている人がいます。
しかし、実際に上司に報連相が苦手な事を相談すれば、解決するケースも多いです。
1文を短くする（文章、口頭問わず重要）
文章や口頭での報告で、困るのは
「1つの文章が長すぎる人」
です。
「・・・で、・・・ということがあって、・・・という理由で、・・・だと思うんですが・・・」
というように、接続しでどんどんと文章を繋げると、聞く側は理解し難いです。
「・・・で、・・・ということがありました。」
「その上で、・・・という理由で、・・・だと思います。」
というように、適切に文章を区切る方が、理解しやすいです。
【上司偏】報連相のできる職場に変える方法
さて、最後に上司側が気を付けるべきポイントを挙げていきます。
「最近は、報連相が出来ないやつが多すぎる」
なんて考えている人も多いと思いますが、実はその原因が上司側にもあるなんて、考えたことも無い人が多いです。
上司にも問題あり！？余裕が無い上司に報連相をするのは難しい
1つ目のポイントは、
「上司に余裕が無い」
と、報連相はしにくいということ。
余裕がある上司に対しては、部下としても
「怒られる心配」
が小さくなります。
余裕が無く、せかせかと動き回っている人を見ると
「邪魔したら悪いかな」
なんて気持ちが起きてしまうものなのです。
そのため、敢えて部下の前では余裕を見せるのも、上司の責任です。
報連相をするための仕組みを作ってあげる
先程、「5W1Hで報告する」ということを挙げましたが、この様に仕組み化するのは、上司側の役目でもあります。
自分が、
「何に対してどの様な報告が欲しいのか」
を、きちんと部下に伝え、報告のフォーマットを作る。
これだけでも、随分と報連相が変わってくるでしょう。
普段から何気ないコミュニケーションを取る
報連相が苦手な人の中には、
「仲が良い人には、きちんと報連相もできるし、コミュニケーションも円滑にできる」
という人がいます。
日本人は、大半の人が自分のことを「人見知りだ」と認識しているというデータもありますが、コミュニケーション能力が高いと感じている人は少数派なのです。
そのため、日常的にコミュニケーションを取ってあげるだけで、報連相が改善することがあります。
まとめ
今回は、報連相について見てきました。
報連相が、怖いという感覚は、かなり共感できます。
私自身、昔は報連相が怖かったですし、
「怖い40代の先輩に対して、22の自分が話をする」
というだけでも、正直ビビってました笑
それでも、この記事を見てくれている人は、報連相の大切さに気付いている人が多いと思います。
工夫次第で報連相は良くなりますし、方法を変えれば怒られる事も減ります。
（それでも、怒られる場合は、上司側にも問題があるので、人事に相談しましょう笑）
このサイトでは、文章の書き方についても触れている記事が多数あるので、是非参考にしてみてください。
