SDS法とは？PREP法／DESC法との違いや使い方例まとめ

こんにちは。こはくです。

今回は、「SDS法」について説明していきます。

SDS法は、文章を書いたり、口頭で説明する際の型の一つです。

この方法を知らずに説明していたり、不向きな型で説明することで
・相手の理解を得られない
・相手が自分の思うような行動をしてくれない
など、不利益を被っている人も少なくありません。

そこで今回は、このSDS法の説明や、適した利用シーン、メリット・デメリットや例文を見ていきましょう。

SDS法とは

まずは、SDS法とは何かを説明します。

SDS法は、下記の3つを合わせた表現になります。

1.最初に文章全体の概要を説明する
2.次に、その詳細を説明していく
3.最後に要点をまとめる

この構成で作る文章です。

このSDS法は、「文章を伝えやすくする」役割があります。

SDS法が伝わりやすい4つの理由

このSDS法が、なぜ伝わりやすいのか。

それには、大きく4つの理由があります。

最初に概要がわかる

最初に、概要がわかる事が1つ目の理由です。

普段の会話でも、
「聞いて、今日Aさんが会社辞めちゃったんだ。理由はね・・・」
と話し始められるのと、

「今日朝から〇〇してて、そしたら街で部長に会っちゃって・・・。で、結局Aさん、それが理由で会社辞めちゃったんだ」
と話し始められるのでは、聞く側としても

「Aさんが会社を辞めた」
という前提条件を知った状態で聴けるか否か。

この違いが生じます。

これが、その後の文章の意味を理解するのに大きく関わってきます。

基本的に、人は文章を単体で理解しているのではありません。

前の文章や、過去に聞いた話と併せて理解するのが普通です。

この様に、文章は単体では本当の意味がわからず、前提となる条件があるかないかで、受け手に与える印象が変わります。

だからこそ、最初に概要を知っておくことは、非常に重要なのです。

受け手はある程度テーマが絞られた状態で聴ける（見れる）

受け手が、聞く上でテーマを絞れるのも大きな理由です。

例えば
「今日、面白いことがあったんだよ」
という話出しだと、その後の文章でも面白い事を探すように聞きます。

もしくは、面白い事の伏線を探しながら聞くでしょう。

この様に、受け手はテーマが絞られていると、
「これ、何の話なの？」
という混乱を避けることが出来るのです。

混乱した状態で話を聞くと、どうしても相手の理解力が落ちるのです。

最短で無駄が無い

SDS法は、概要・詳細・要点という非常にシンプルな構成です。

このシンプルで無駄のない構成は、聞き手としても聞きやすいです。

特に最近の若い人は、活字離れやせっかちさが促進しているとされており、短く文章を伝えることは、非常に重要と考えられます。

再度要点がわかる

詳細を説明するだけでなく、最終的な要点をまとめてくれる事で、理解が深まります。

更に、要点を見て
「あれ？そんなこと言ってたっけ？」
となれば、再度詳細を確認することも出来ます。

これは、詳細が長くなればなるほど、
「最初の方で言ったことを忘れかけている」
という点を補えるので、理解しやすいのです。

SDS法に適した利用シーンと利用例

SDS法に適した利用シーンは、
「ある程度簡単な内容を簡潔に伝えること」
です。

例1：商品説明の例

【概要】
今回は、新商品の〇〇についてお話します。

【詳細】
この商品は、最新技術を使い、3年間の実験と検証を重ねて完成しました。

この商品を使うことで、ユーザーは・・・・・という効果を得られ、
更には・・・・というメリットもあります。

金額としては・・・。

【要点】

この商品のメリットを再度お話すると
1.・・・・
2.・・・・
3.・・・・
というものでした。

是非、ご検討ください。

例2：自己紹介・自己PR

【概要】
私の長所は、「多くの人を巻き込んで大きな仕事をすること」です。

【詳細】
私が学生時代、サッカー部のキャプテンをしていました。

チームでのスポートを通して、・・・ということを学んできました。

結果的に、チームは初の全国大会出場を果たしました。

また、クラスでも中心となり文化祭などのイベントを成功させ、
その際にも、全員の役割分担の指示や、円滑に回るような工夫をしてきました。

【要点】
この様に、「多くの人を巻き込んで大きな仕事をすること」が自分の長所であり、
これを御社で活かして活きたいと考えています。

例3：SDS法について

【概要】
SDS法は、シンプルにわかりやすく文章を伝える方法です。

【詳細】
その構成は、
S：概要
D：詳細
S：要点
となっており、相手が理解しやすい表現です。

伝わりやすい理由としては、・・・

【要点】
この様に、SDS法はわかりやすい文章の伝え方ですので、是非使ってみてください。

SDS法のメリット／デメリット

さて、ここまでSDS法の概要や使い方の例を見てきましたが、更にメリットとデメリットも見ていきましょう。

SDS法のメリット

メリットは、先程から挙がっている様に、
「文章を簡単に伝えることが出来る」
という点が1つ。

そして、2つ目は、
「短い時間（文章）で伝えることができる」
点です。

忙しい現代人に取って、長い時間拘束されると言うのは、デメリットも大きいです。

特に仕事では「端的に伝える」ということが重要視される場面でも多く、SDS法が役立つ場面が多いです。

そして、3つ目のメリットは
「柔らかい印象を与える」
点です。

プレゼンテーションなどのような硬さはなく、雑談ほどの緩さも無い。

適度な報連相でも使いやすい印象を与えてくれます。

SDS法のデメリット

SDS法のデメリットは3つあります。

1つは、「難しい事を説明すると理解が得にくい」点。

SDS法では、簡単に無駄なく内容を伝える反面、この構成で難しい話をすると、どうしても相手の理解が得にくいケースがあります。

2つ目は、「利用用途が限定される」点。

物語や、起承転結のある話では、SDS法は向きません。
（最初にネタバレしてしまう可能性があります）

3つ目は、「相手に行動してもらう」などが難しい点。

文章の多くは、「目的」があります。

例えば、WEBサイトで文章を書く際には、
「ユーザーに商品を購入してもらう」
などの目的があります。

しかし、SDS法は、簡潔に理解できても、ユーザーが次の行動に繋げにくいというデメリットがあります。

4つ目は、「主張を伝えにくい」点。

相手に行動を促す事と同様に、主張が伝えにくいのもSDS法のデメリット。

テーマに対して、簡潔な説明をすることには向いていますが、主張を入れてしまうと、主張の理由を話す必要があるなど、SDS法からは離れていってしまいます。

PREP法との使い分け

次に、SDS法以外の文章構成との比較をしていきます。

まずは、「PREP法」。

PREP法は、
Point：結論
Reason：理由
Example：具体例
Point：結論
から構成される文章です。

まず、最初に持ってくるのが、
「結論」か「概要」
かの違いがあります。

つまり、デメリットの部分でも挙げた「主張を伝えにくい」という点では、PREP法の方が向いています。

更に、その理由や具体例が書かれることから、
「難しい言葉や概念でもしっかりと説明できる」
という点での違いがあります。

この記事では「SDS法」を説明していますが、これまで文章の型を意識していなかった人に関しては、
・これって、具体的に何を書けばいいの？
・どういう時に役立つの？
・なぜ必要なの？
などの疑問が湧いてきます。

これらの疑問を解消するためには、具体例を出すのが最適です。

そのため、こういった「難しい事を丁寧に説明する」上では、PREP法の方が向いています。

DESC法との使い分け

DESC法とは、
Describe：描写する
Explain：説明する
Specify：提案する
Choose：選ぶ

という構成で、相手を納得させて次の行動を促すような方法です。

この方法では、「提案」や「選ぶ」という工程があるのが、SDS法との大きな違いで、無限にある選択肢の中から、相手に行動してもらうために、選択肢を狭める様な書き方です。

DESC法は、例えば商品紹介などで利用しやすく、SDS法では
「商品をわかりやすく説明する」
のに対して、
「買ってもらうための情報提供をする」
という違いがあります。

文章の目的によって、使い分けることが可能です。

まとめ

今回は、SDS法という文章の書き方について説明してきました。

文章の型は、特に初心者にとって非常にありがたい存在です。

文章の目的や読み手の設定をしたら、ある程度どの型で説明するべきかが決まります。

この型に当てはめるだけで、簡単に文章作成が出来るでしょう。

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